建設業の効率化｜小規模事業者が実践できる方法

人手不足や働き方改革への対応など、多くの課題に直面している建設業。

特に、リソースが限られる小規模事業者の方々にとっては、日々の業務に追われ、どこから手をつければ良いのか分からない、という悩みも少なくないのではないでしょうか。

業務の効率化は、もはや他人事ではなく、事業を継続し成長させるために避けては通れないテーマとなっています。

この記事では、建設業を営む小規模事業者の皆様が、今すぐ取り組める業務効率化の具体的な方法と、失敗や後悔を避けるためのポイントを分かりやすく解説します。

建設業の小規模事業者が進めるべき効率化と現状の課題

• 建設業における人手不足と高齢化
• 複雑な情報伝達とコミュニケーション
• アナログな情報共有が招く非効率
• 煩雑な書類作成とその負担

建設業における人手不足と高齢化

建設業界では、慢性的な人手不足と就業者の高齢化が深刻な課題となっています。

若年層の入職者が減少する一方で、長年業界を支えてきた熟練技術者の高齢化が進んでおり、技術の継承も大きな問題です。

この背景には、少子高齢化という社会構造の変化はもちろん、「きつい、汚い、危険」といった従来の3Kイメージや、他産業と比較した際の労働環境の違いなどが影響していると考えられます。

国土交通省の調査データを見ても、建設業就業者数はピーク時から減少し、特に若年層の割合が低いことが示されています。

人手が不足すれば、当然ながら現場で働く一人ひとりの業務負担は増大します。

結果として長時間労働が常態化し、労働環境の悪化がさらなる人材流出を招くという悪循環に陥りかねません。

このような状況を打開するためにも、限られた人員で生産性を高める業務の効率化が不可欠です。

 

複雑な情報伝達とコミュニケーション

建設現場における情報伝達とコミュニケーションは、その性質上、非常に複雑です。

施主や設計者、現場監督、そして多岐にわたる専門協力会社の職人まで、立場も専門知識も異なる多くの関係者が関わります。

一つのプロジェクトを成功に導くためには、彼らが設計図の意図や細かな仕様、日々の進捗状況といった膨大な情報を、常に正確に共有し続ける必要があります。

 

アナログな情報共有が招く非効率

多くの建設現場、特に小規模な事業所では、いまだに電話やFAX、紙の書類といったアナログな手段での情報共有が主流です。

しかし、これらの方法は多くの非効率を生み出す原因となっています。

例えば、現場で急な仕様変更があった場合、電話で関係者に連絡するだけでは、伝え漏れや聞き間違いといったヒューマンエラーが発生しがちです。

また、図面や工程表の最新版がどれか分からなくなったり、事務所に戻らなければ必要な情報を確認できなかったりすることも少なくありません。

このような情報の伝達ロスやタイムラグは、作業の手戻りを発生させ、プロジェクト全体の遅延に直結します。

関係者全員が常に同じ最新の情報をリアルタイムで共有できる仕組みがなければ、スムーズな現場運営は困難です。

このコミュニケーションの非効率性が、生産性を低下させる大きな要因の一つになっています。

 

煩雑な書類作成とその負担

建設業は、見積書や契約書、施工計画書、安全書類、日報、請求書など、非常に多くの書類を作成・管理する必要がある業種です。

これらの書類作成業務が、現場の技術者や事務スタッフの大きな負担となっています。

特に、紙ベースでの書類作成や管理は、多くの時間と労力を要します。

手書きでの作成やExcelでの入力、印刷、押印、郵送といった一連の作業は非効率的であり、入力ミスや計算間違いなどのリスクも伴います。

また、過去の書類を探し出すのにも手間がかかり、事務所の保管スペースを圧迫する原因にもなります。

これらの事務作業に多くの時間を費やすことで、本来注力すべき現場管理や顧客対応、技術の向上といったコア業務にかける時間が削られてしまいます。

書類作成業務をいかに簡素化し、効率化するかが、全体の生産性を高める上で重要な鍵となります。

 

建設業の小規模事業者が実践できる効率化の具体策

• ITツール導入による情報共有の迅速化
• 勤怠管理アプリで労働時間を管理
• ドローンやAIによる現場作業の改善
• 書類作業をデジタル化するメリット
• 業務プロセスの見直しと見える化
• スキルの平準化で属人化を解消
• 協力会社との連携を強化する方法
• 小規模事業者も導入しやすいツール

ITツール導入による情報共有の迅速化

情報共有の非効率を解消するためには、ITツールの導入が極めて有効な手段です。

特に、ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールを活用することで、コミュニケーションは劇的に改善します。

ビジネスチャットツールを導入すれば、現場ごとや案件ごとに関係者が参加するグループを作成できます。

これにより、電話やメールのように一対一の連絡ではなく、複数人に対して一度に情報を伝達可能です。

現場の写真や図面データもスマートフォンから手軽に共有できるため、認識の齟齬を防ぎ、迅速な意思決定をサポートします。

やり取りの履歴がすべて記録として残るため、「言った・言わない」のトラブルを回避できる点も大きなメリットです。

プロジェクト管理ツールを使えば、工程表やタスクの進捗状況、関連書類などを一元管理できます。

関係者全員がいつでもどこでも最新情報にアクセスできるため、事務所と現場の情報格差がなくなり、プロジェクト全体がスムーズに進行するようになります。

 

勤怠管理アプリで労働時間を管理

正確な労働時間の把握は不可欠です。

ここで活躍するのが、スマートフォンやタブレットで利用できる勤怠管理アプリです。

従来のタイムカードや手書きの日報による勤怠管理は、集計に手間がかかるだけでなく、打刻漏れや記載ミスが発生しやすいという課題がありました。

勤怠管理アプリを導入すれば、従業員は現場への直行直帰時でも、スマートフォンから簡単に出退勤の打刻ができます。

GPS機能と連携して打刻場所を記録できるアプリも多く、不正打刻の防止にも繋がります。

管理者は、リアルタイムで全従業員の勤務状況を把握でき、時間外労働が上限を超えそうになった際にはアラートで通知を受け取ることも可能です。

これにより、長時間労働の是正に向けた具体的なアクションを取りやすくなります。

給与計算ソフトと連携できるものであれば、月末の集計作業の負担も大幅に軽減されるでしょう。

 

ドローンやAIによる現場作業の改善

一見、大企業向けに思えるドローンやAIといった先端技術も、近年は低コスト化が進み、小規模事業者の現場でも活用される場面が増えています。

これらは、特定の作業を劇的に効率化する可能性を秘めています。

 

ドローンによる測量と点検

従来、時間と人手がかかっていた広範囲の測量作業は、ドローンを使えば短時間で完了できます。

上空から撮影した複数の写真を合成して3Dモデルを作成し、正確な地形データを取得可能です。

また、人の立ち入りが困難な高所や危険な場所の点検作業も、ドローンであれば安全かつ効率的に実施できます。

 

AIによるデータ解析

AI技術は、図面や画像の解析、安全管理などに活用されています。

例えば、撮影した現場写真から進捗状況をAIが自動で判定したり、監視カメラの映像から危険行動を検知して管理者に通知したりするシステムも登場しています。

これにより、管理者の負担を軽減し、現場の安全性を高める効果が期待できます。

これらの技術は、初期投資が必要な場合もありますが、長期的に見れば人件費の削減や工期の短縮に大きく貢献するため、導入を検討する価値は十分にあります。

 

書類作業をデジタル化するメリット

煩雑な書類作成業務は、デジタル化することで大幅に効率化できます。

これにより、ペーパーレス化が実現し、多くのメリットが生まれます。

まず、クラウドストレージを活用して図面や各種書類を一元管理すれば、関係者はいつでもどこでも必要な情報にアクセスできるようになります。

書類を探す手間が省けるだけでなく、物理的な保管スペースも不要です。

次に見積書や請求書作成ソフトを導入すれば、過去のデータを流用したり、テンプレートを活用したりすることで、作成時間を大幅に短縮できます。

計算ミスなどのヒューマンエラーも防げるため、書類の品質向上にも繋がります。

さらに、電子契約サービスを導入すれば、契約書の印刷、製本、押印、郵送といった手間とコストを削減できます。

契約締結までのスピードが格段に向上し、ビジネスチャンスを逃しません。

デジタル化は、業務負担の軽減だけでなく、コスト削減や環境負荷の低減にも貢献する取り組みです。

 

業務プロセスの見直しと見える化

ITツールの導入と並行して行うべきなのが、既存の業務プロセスの見直し、いわゆる「見える化」です。

どれだけ優れたツールを導入しても、業務の流れそのものに無駄が多ければ、効果は半減してしまいます。

まずは、着工から引き渡しまでの一連の業務フローを書き出し、各工程で「誰が」「何を」「どのように」行っているかを客観的に洗い出してみましょう。

この過程で、特定の担当者にしか分からない「属人化」した業務や、重複している作業、不要な確認プロセスといった問題点が見えてくるはずです。

業務を見える化することで、どこにボトルネックがあるのかが明確になります。

例えば、「Aという作業はBさんがいないと進まない」「同じ内容を何度も別の書類に転記している」といった課題が発見できれば、それを解決するための具体的な改善策を検討できます。

業務フローを標準化し、無駄を徹底的に排除することが、効率化の基盤を築きます。

 

スキルの平準化で属人化を解消

小規模な事業所では、特定の業務を特定のベテラン社員の経験と勘に頼っているケースが少なくありません。

このような「属人化」した状態は、その担当者が不在の場合に業務が滞ってしまうリスクを抱えています。

この問題を解決するためには、業務の標準化とスキルの平準化が大切です。

誰が担当しても一定の品質で業務を遂行できるよう、作業手順をマニュアル化したり、チェックリストを作成したりすることが有効です。

また、社内での勉強会や研修を定期的に開催し、若手社員に技術や知識を継承していく仕組み作りも欠かせません。

ベテラン社員の作業を動画で撮影し、教育資料として活用する方法も考えられます。

一人の従業員が複数の業務を担当できる「多能工化」を進めることで、急な欠員にも柔軟に対応できる強い組織体制を構築できます。

属人化の解消は、事業の継続性を高める上で非常に重要な取り組みです。

 

協力会社との連携を強化する方法

建設プロジェクトは、自社だけでなく、多くの協力会社との連携によって成り立っています。

そのため、協力会社とのコミュニケーションを円滑にし、連携を強化することも生産性向上に直結します。

前述のビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールを、協力会社の担当者にも参加してもらうことで、情報共有のスピードと正確性は格段に向上します。

工程表の変更や現場の状況などをリアルタイムで共有すれば、手配のミスや業者間の重複といったトラブルを防ぐことが可能です。

また、見積書や発注書、請求書といった帳票のやり取りを電子化する仕組みを整えることも有効です。

これにより、双方の事務作業の負担が軽減され、よりスムーズな取引が実現します。

良好なパートナーシップを築き、お互いが効率的に作業できる環境を整えることが、プロジェクト全体の成功に繋がります。

 

小規模事業者も導入しやすいツール

ITツールの導入と聞くと、高額なコストがかかるイメージがあるかもしれませんが、近年は小規模事業者でも導入しやすい低コスト、あるいは無料で始められるツールが数多く存在します。

いきなり高機能な有料ツールを導入するのに抵抗がある場合は、まずは無料プランが充実しているツールから試してみるのがおすすめです。

無料トライアル期間を設けているサービスも多いので、実際に使い勝手を試しながら、自社の業務に最も合ったツールを見つけることができます。

IT導入補助金のような公的な支援制度を活用することも、賢い選択肢の一つです。

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建設業の小規模事業者が効率化を成功させるポイント

• まずは現状の課題を明確化する
• スモールスタートで導入する重要性
• 段階的な導入で現場の混乱を防ぐ
• 業務効率化を成功に導くIT選び

まずは現状の課題を明確化する

業務効率化への取り組みを成功させるための第一歩は、現状の課題を正確に把握し、明確にすることです。

やみくもに新しいツールを導入したり、業務フローを変更したりしても、根本的な問題が解決されなければ効果は限定的です。

まずは従業員にヒアリングを行い、現場で「何に時間がかかっているのか」「どのような点に不便を感じているのか」といった生の声を収集しましょう。

例えば、「書類作成に毎日2時間かかっている」「現場間の移動時間が長い」「情報の伝達ミスが多い」など、具体的な課題をリストアップします。

これらの課題に優先順位をつけ、「どの課題を解決すれば最も効果が大きいか」を検討することが大切です。

課題が明確になっていれば、それを解決するための最適な手段（ツールの選定やプロセスの改善）もおのずと見えてきます。

目的意識をはっきりと持つことが、効率化の方向性を誤らないための羅針盤となります。

 

スモールスタートで導入する重要性

新しい仕組みやツールを導入する際、最初から全社的に、そして大規模に展開しようとすると、失敗するリスクが高まります。

特にITツールに不慣れな従業員が多い場合、急な変化に対する抵抗感が生まれ、かえって現場が混乱してしまう可能性があります。

そこで大切になるのが、「スモールスタート」という考え方です。

まずは特定の部署や特定の案件、あるいは意欲のある数人のメンバーだけで試行的に導入してみましょう。

小さな範囲で始めることで、導入に伴う問題点を早期に発見し、改善策を講じることができます。

この試行期間で得られた成功体験やノウハウは、その後の本格展開をスムーズに進めるための貴重な財産となります。

また、初期投資を最小限に抑えられるため、万が一そのツールが自社に合わなかった場合のリスクも低減できます。

焦らず、着実に成功事例を積み重ねていくことが、最終的な成功への近道です。

 

段階的な導入で現場の混乱を防ぐ

スモールスタートで効果が確認できたら、次はいよいよ本格展開のフェーズに移ります。

ここでも、一度に全ての業務をデジタル化しようとするのではなく、段階的に導入を進めることが現場の混乱を防ぐポイントです。

例えば、まずは情報共有の手段としてビジネスチャットを全社に導入し、定着させることを目指します。

従業員がチャットでのコミュニケーションに慣れてきたら、次のステップとしてプロジェクト管理ツールを導入し、工程管理のデジタル化を進める、といった具合です。

このように、一度に覚えることや変わることが多すぎると、従業員の負担は大きくなり、新しいやり方への順応が難しくなります。

一つひとつのツールや仕組みが現場にしっかりと根付いたことを確認しながら、焦らずにステップバイステップで進めていくことが、着実な効率化を実現するためには不可欠です。

丁寧な説明会の実施や、分かりやすいマニュアルの整備も、導入を円滑に進める上で効果的です。

 

業務効率化を成功に導くIT選び

業務効率化の成否は、自社の課題や規模に合ったITツールを選べるかどうかに大きく左右されます。

多機能で高価なツールが、必ずしも自社にとって最適とは限りません。

ツールを選ぶ際に考慮すべきポイントはいくつかあります。

まず第一に、解決したい課題を明確にし、その課題解決に必要な機能を備えているかを確認することです。

次に、従業員のITリテラシーを考慮し、誰でも直感的に操作できるシンプルな使い勝手のツールを選ぶことが、定着の鍵となります。

また、導入後のサポート体制が充実しているかも重要な選定基準です。

不明点があった際に気軽に相談できる窓口があるか、オンラインのマニュアルやヘルプページが整備されているかなどを確認しましょう。

前述の通り、多くのツールには無料トライアル期間が設けられています。

複数のツールを実際に試してみて、現場の従業員の意見も聞きながら、最も自社にフィットするものを見極めることが、後悔のないIT選びに繋がります。

 

おすすめ業務代行サービス「ツクノビBPO」

ツクノビBPOは、建設業界特有の課題に特化した業務代行サービスとして、多くの企業に選ばれています。

人手不足の解消や業務効率化を目指す企業にとって、即戦力のスタッフによる高品質なアウトソーシングは大きなメリットとなるでしょう。

 

おすすめ業務管理クラウド「コンクルーCloud」

コンクルーCloudは、見積もり作成や原価管理などの業務管理をはじめ、現場と連携した施工管理、スムーズな受発注、さらに管理・受発注の全体最適化を実現するクラウド型のサービスです。

【まとめ】建設業の小規模事業者が目指す効率化

• 建設業の深刻な課題は人手不足と高齢化
• 時間外労働の上限規制が適用された
• 効率化はコスト削減・品質向上・労働環境改善に繋がる
• アナログな情報共有は伝達ミスや遅延の原因となる
• 煩雑な書類作成はコア業務を圧迫する
• ITツールは情報共有をリアルタイムかつ正確にする
• ビジネスチャットは円滑なコミュニケーションの基盤となる
• 勤怠管理アプリで正確な労働時間を把握し管理する
• ドローンやAIは測量や点検作業を効率化する
• 書類のデジタル化でペーパーレスと業務負担軽減を実現
• 業務プロセスの見える化で無駄やボトルネックを発見する
• スキルの平準化は属人化を防ぎ事業の継続性を高める
• 効率化の第一歩は自社の課題を明確にすること
• スモールスタートと段階的な導入で失敗リスクを低減する
• 自社の課題と従業員の使いやすさを基準にツールを選ぶ

本記事では、建設業を営む小規模事業者の皆様が直面する課題を乗り越え、生産性を向上させるための具体的な業務効率化の方法について解説しました。

日々の業務に追われる中で、新たな取り組みを始めることには、多くの不安や戸惑いがあるかもしれません。

しかし、重要なのは、一度にすべてを変えようとするのではなく、自社の課題を一つひとつ見つめ、できることから着実に始めることです。

ITツールの導入や業務プロセスの小さな見直しが、従業員の負担軽減はもちろん、将来の事業成長に向けた大きな力となります。

この記事が、皆様にとって業務改善の第一歩を踏み出すきっかけとなれば幸いです。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。